Onlangs gaf ik al een aantal belangrijke tips om de perfecte e-mail /
nieuwsbrief te versturen. De 5 tips die ik toen gaf kunnen nog zonder
veel moeite aangevuld met meer punten om op te letten, vandaar dat ik
er vandaag nog 5 tips aan toevoeg. Doe ook hier je voordeel mee.
Verzendmoment
Wat is het beste moment om een e-mail te versturen? Is dat dinsdagochtend, donderdag rond de lunch of juist op vrijdagmiddag? Op de vraag wanneer een e-mail het beste gelezen wordt kan geen direct antwoord worden geven. Dit hangt af van het soort nieuwsbrief, de (sub)doelgroep en de periode van het jaar. Een nieuwsbrief van een mannenblad zal waarschijnlijk op maandag ochtend minder goed gelezen worden dan op zaterdag avond. Terwijl een juridische nieuwsbrief het juist op een weekdag beter zal doen. Deze laatste zal in het grootste deel van de gevallen op een zakelijk e-mailadres ontvangen worden, terwijl dit bij de eerste hoogst waarschijnlijk niet vaak voor zal komen. Verder zal een deel van de ontvangers een nieuwsbrief altijd in de ochtend openen, terwijl een ander deel juist de voorkeur geeft aan de middag of avond. Probeer hier rekening mee te houden bij het versturen. Wat het beste werkt zal je gewoon moeten testen. Probeer ook eens om de doelgroep te delen in 'ochtend- en avondmensen' of 'week- en weekendlezers'.
Frequentie
Behalve het verzendmoment is ook de frequentie belangrijk. Of je een nieuwsbrief dagelijks, wekelijks of maandelijkse gaat versturen moet afhangen van het nieuws dat hierin staat. Nieuws dat snel verouderd (denk aan bijvoorbeeld beursberichten of het aanbod van huizen) moet je dagelijks sturen, terwijl een nieuwsbrief met links naar recepten op je website wekelijks of maandelijks gestuurd kan worden zonder dat deze echt verouderen. Kijk hierbij vooral naar de nieuwswaarde en de kans op veroudering van de inhoud van de e-mail. Op het moment dat nieuws een echte direct gelezen moet worden kan juist weer gedacht worden aan een alert per sms met de nieuwsflits, of een sms die melding maakt van de e-mail. Let wel op dat je toestemming hebt om een sms te sturen!
Look & Feel
En dan heb je een e-mail of nieuwsbrief opgezet. Zorg er dan wel voor dat deze in lijn is met andere uitingen die je stuurt m.b.t. je merk of product. Zorg ervoor dat je herkenbaar bent, ook als het gaat om de nieuwsbrief of reclame e-mail. Als je er niet voor uit durft te komen dat jij de e-mail hebt verstuurd moet je de e-mail niet versturen, en als je de e-mail wel verstuurt zorg dan dat iemand die actie onderneemt ook op een herkenbare website terecht komt in dezelfde look & feel. Zorg er ook voor dat bij een aanpassing van je design van je website en huisstijl, ook de nieuwsbrief en andere e-mail uitingen worden meegenomen.
E-mail applicaties
Welke e-mail programma gebruikt de ontvanger? Deze vraag is snel te beantwoorden als gekeken wordt naar de statistieken van eerder verzonden e-mails en nieuwsbrieven. Helaas wordt dit niet altijd gedaan door de verzenders van nieuwsbrieven. In ieder geval wordt er niet vaak wat mee gedaan. Er zijn veel verschillende applicaties in gebruik, die een e-mail anders tonen en afhandelen. Grootste verschillen zitten in achtergrondafbeeldingen, een formulier binnen e-mail, een poll, geanimeerde afbeeldingen of zelfs het alleen tonen van tekst in plaats van in html opgebouwde e-mail. Voorbeelden van de verschillende applicaties zijn Hotmail, Gmail, Outlook 2003 / 2007 en Eudora. Hou rekening met zowel oudere als nieuwere applicaties. Maar kijk ook naar programma's die draaien op mobiele telefoons (bijvoorbeeld een blackberry of ipone).
Aanspreekvorm
We weten wel hoe we onze doelgroep moeten aanspreken. We corresponderen al jaren per post met ze. Maar let wel op bij e-mail dat ontvangers over het algemeen gewend minder formeel aangesproken te worden. Maar mogelijk verschilt dit ook weer per (sub)groep. Als ik dagelijks met dezelfde beheerder van mijn aandelen portefeuille spreek zullen we elkaar hoogst waarschijnlijk bij elkaars voornaam aanspreken. Als ik dan een ‘persoonlijke e-mail’ van hem ontvang met de slotkoersen van mijn aandelen, dan verwacht ik dat hier ook mijn voornaam boven staat, en niet mijn achternaam. Als het contact echter minimaal is (eens per half jaar) is de kans klein dat ik weet hoe mijn contactpersoon heet, en ook dat hij weet wat mijn voornaam is. Gebruik die dan ook niet in een e-mail, dat staat vreemd en klopt niet.